Membeli rumah bukan hanya tentang memilih lokasi dan harga. Di balik prosesnya, ada banyak dokumen legal yang menentukan keamanan transaksi, salah satunya sertifikat rumah. Tak sedikit calon pembeli bertanya-tanya, “Apakah saya boleh meminta copy sertifikat rumah sebelum atau sesudah akad kredit berlangsung?”
Pertanyaan ini menjadi semakin penting saat proses pembelian melibatkan pembiayaan melalui Kredit Pemilikan Rumah (KPR) di bank seperti BTN (Bank Tabungan Negara) atau BRI (Bank Rakyat Indonesia). Karena kedua bank ini termasuk penyedia KPR terbesar di Indonesia, memahami aturan BTN dan aturan BRI soal pengelolaan sertifikat menjadi hal krusial agar tidak salah langkah.
Artikel ini akan mengulas secara lengkap hak pembeli untuk meminta copy sertifikat rumah, mekanisme penyimpanan sertifikat asli oleh bank, serta panduan praktis agar Anda tetap aman secara hukum. Kita juga akan meninjau kasus nyata dari penelitian dan pengalaman debitur yang pernah menghadapi kendala dalam memperoleh salinan atau sertifikat asli setelah pelunasan.
Mengapa Sertifikat Rumah Penting?
Sertifikat rumah baik Sertifikat Hak Milik (SHM) maupun Sertifikat Hak Guna Bangunan (HGB) merupakan bukti legal paling kuat atas kepemilikan tanah dan bangunan. Tanpa sertifikat yang sah, pembeli berisiko menghadapi sengketa, sita jaminan, atau bahkan kehilangan hak atas aset.
Menurut situs djkn.kemenkeu.go.id, sertifikat rumah memiliki “kekuatan hukum tertinggi dalam sengketa kepemilikan tanah atau bangunan”. Karena itu, sebelum menandatangani perjanjian jual beli, calon pembeli berhak melihat sertifikat asli atau minimal copy sertifikat rumah yang dilegalisasi.
Selain memastikan keaslian dokumen, salinan sertifikat berguna untuk proses cek legalitas, pengajuan izin, atau pengarsipan pribadi. Namun, bagi pembeli yang menggunakan skema KPR, ada aturan khusus terkait siapa yang memegang dokumen tersebut selama masa kredit.
Mengapa Sertifikat Ditahan oleh Bank?
Dalam pembiayaan KPR, bank membutuhkan jaminan agar dana yang dipinjamkan aman. Sertifikat rumah menjadi jaminan utama (agunan) dalam perjanjian kredit. Karena itu, selama KPR belum lunas, sertifikat asli akan disimpan oleh bank hingga debitur menyelesaikan seluruh kewajibannya.
Menurut penjelasan di btnproperti.co.id, sertifikat rumah yang dibiayai lewat KPR BTN hanya bisa diambil setelah kredit lunas dan proses roya dilakukan. Sebagai gantinya, debitur dapat meminta copy sertifikat rumah sebagai bukti kepemilikan sementara. Pihak terkait biasanya memerlukan salinan ini untuk kebutuhan administrasi, renovasi, atau validasi data.
Di sisi lain, bank tetap memiliki hak eksekusi atas sertifikat asli apabila debitur mengalami wanprestasi. Itulah sebabnya, bank sangat ketat dalam menjaga dokumen tersebut agar pihak yang tidak bertanggung jawab tidak menyalahgunakannya.
Aturan BTN Tentang Copy Sertifikat Rumah
Bank Tabungan Negara (BTN), sebagai penyedia KPR subsidi dan non-subsidi terbesar di Indonesia, memiliki mekanisme jelas terkait pengelolaan dokumen kepemilikan rumah. BTN mewajibkan nasabah menjaminkan sertifikat SHM atau HGB sebagai bagian dari perjanjian kredit dalam produk KPR/FLPP BTN.
Mengutip dari situs resmi BTN dan Alana Regency Tambak Oso, proses pengambilan sertifikat rumah baru dapat dilakukan setelah KPR dilunasi. Syaratnya meliputi:
- Bukti pelunasan kredit,
- KTP debitur,
- Materai, dan
- Surat permohonan pengambilan sertifikat.
Sebelum pelunasan, kreditur tetap memperbolehkan debitur meminta salinan sertifikat, asalkan digunakan untuk keperluan pribadi dan bukan untuk transaksi hukum lain. BTN juga menegaskan bahwa selama masa kredit, dokumen asli menjadi milik bank sebagai jaminan.
Artinya, Anda bisa meminta copy sertifikat rumah ke kantor cabang BTN tempat Anda mengelola KPR. Namun, bank akan melakukan verifikasi identitas dan status pinjaman terlebih dahulu sebelum memberikan salinan dokumen tersebut.
Aturan BRI Tentang Copy Sertifikat Rumah
Sama seperti BTN, Bank Rakyat Indonesia (BRI) juga menahan sertifikat asli selama KPR berjalan. Dalam panduan Syarat Dokumen KPR BRI, calon debitur wajib melampirkan fotokopi SHM atau SHGB dan Izin Mendirikan Bangunan (IMB) sebagai bagian dari pengajuan kredit. (sumber: Bank BRI Official Website).
Menurut artikel dari bri.co.id, BRI hanya menerima sertifikat yang atas nama pemohon atau keluarga inti. Jika nama di sertifikat masih atas nama pihak lain misalnya orang tua maka proses kredit bisa tertunda hingga balik nama selesai.
Selama masa cicilan, BRI juga menegaskan bahwa nasabah tidak dapat memindahkan atau mengambil sertifikat asli. Namun, nasabah bisa mengajukan permintaan copy sertifikat untuk arsip pribadi dengan membawa dokumen identitas dan data kredit ke kantor cabang tempat KPR aktif. Bank akan mencatat permintaan dan menyerahkan salinan setelah bank memverifikasinya.
Kapan Sertifikat Asli Dikembalikan?
Umumnya, debitur baru dapat mengambil sertifikat asli setelah bank menyatakan kredit lunas seluruhnya. Bank menyebut proses ini pencoretan hak tanggungan (roya).
Situs Alana Regency Tambak Oso menjelaskan bahwa debitur BTN yang telah melunasi KPR bisa mengambil sertifikat dengan membawa bukti pelunasan dan KTP. Namun, penting untuk mencatat bahwa dalam beberapa kasus, sertifikat bisa tertahan lebih lama akibat proses administrasi bank.
Bahkan, ada laporan seperti di Media Konsumen (BTN Cabang Cirebon) yang menyebutkan bahwa sertifikat hilang di bank setelah pelunasan. Karena itu, meminta copy sertifikat rumah sejak awal adalah langkah preventif untuk menghindari kehilangan dokumen penting.
Bagaimana Cara Meminta Copy Sertifikat Rumah?
Berikut langkah umum untuk mengajukan permohonan salinan sertifikat di bank:
- Datangi cabang bank yang mengelola KPR Anda.
- Bawa dokumen identitas (KTP dan data kredit).
- Isi formulir permintaan copy sertifikat di bagian loan administration.
- Tunggu proses verifikasi petugas.
- Bank akan memberikan salinan resmi (bisa berupa fotokopi legalisasi).
Anda dapat melihat contoh surat permohonan resmi dari unggahan publik di Scribd, misalnya surat yang nasabah BTN Palangkaraya ajukan pada 2010. Surat itu menyebutkan bahwa peminjam melakukan permintaan fotokopi sertifikat untuk “arsip pribadi”, dengan menyertakan data peminjam, alamat rumah, dan nomor rekening.
Tips Aman Saat Mengurus Sertifikat Rumah
Agar Anda dapat menjalankan proses pengelolaan sertifikat dengan aman dan lancar, berikut beberapa hal penting yang perlu Anda perhatikan:
- Periksa keaslian sertifikat. Pastikan nama pemilik, luas tanah, dan nomor sertifikat sesuai dengan dokumen lainnya.
- Gunakan notaris atau PPAT tepercaya. Mereka dapat membantu memastikan bahwa pihak terkait melakukan semua proses jual beli dan balik nama sesuai hukum.
- Simpan salinan dokumen. Simpan copy sertifikat rumah bersama bukti KPR, kuitansi pembayaran, dan perjanjian kredit.
- Lakukan verifikasi di kantor pertanahan (BPN). Ini penting untuk memastikan pihak lain tidak sedang menjaminkan sertifikat tersebut.
- Minta penjelasan tertulis dari bank. Jika memungkinkan, mintalah agar mereka memberikan surat resmi yang menjelaskan kapan mereka akan mengembalikan sertifikat asli.
Selain itu, jangan menunda permintaan salinan. Semakin cepat Anda memilikinya, semakin baik perlindungan dokumen Anda jika terjadi sengketa atau kehilangan.
Contoh Studi Kasus
Beberapa penelitian hukum menunjukkan betapa pentingnya salinan sertifikat bagi pembeli rumah:
- Studi Vanesa (2025, Dinasti Review). Kami membahas risiko hukum pada KPR dengan sertifikat induk yang belum dipecah. Penelitian ini menegaskan pentingnya dokumentasi salinan sertifikat untuk melindungi hak pembeli.
- Penelitian Afrida dkk. (2023, Jurnal Media Akademik). Kasus ini menyoroti wanprestasi PPJB di bawah tangan, di mana pihak tertentu menjadikan sertifikat sebagai jaminan kredit. Tanpa salinan, pembeli kesulitan membuktikan haknya.
- Skripsi Damayanti (2021, Repository UNEJ) mengulas kasus perumahan Violet Garden, Bekasi. Pengembang menjaminkan sertifikat ke bank lain, padahal pembeli sudah melunasi. Akibatnya, pembeli kehilangan bukti legalitas.
- Pahlefi (2025, Digilib UINSA). Peneliti meneliti perlindungan hukum bagi debitur KPR yang belum menerima sertifikat setelah pelunasan. Ia merekomendasikan agar bank wajib menyediakan salinan sertifikat bagi debitur aktif.
Dari berbagai kasus tersebut, kita dapat menyimpulkan bahwa meminta copy sertifikat rumah adalah langkah preventif untuk menghindari kehilangan hak atau keterlambatan pengembalian dokumen.
Pembeli tidak hanya boleh meminta copy sertifikat rumah saat membeli rumah, tapi para ahli juga menyarankannya baik dalam pembelian tunai maupun lewat KPR BTN dan KPR BRI. Selama sertifikat asli masih menjadi agunan, bank akan menahannya hingga kredit lunas. Namun, nasabah tetap berhak meminta salinan resmi sebagai arsip pribadi.
Pastikan Anda mengikuti aturan BTN dan aturan BRI sesuai prosedur cabang masing-masing. Jangan lupa menyimpan bukti permohonan, melakukan verifikasi keaslian sertifikat, dan berkonsultasi dengan notaris agar seluruh proses berjalan aman.
Dengan memahami hak dan kewajiban ini, Anda tidak hanya menjaga legalitas rumah yang Anda beli, tetapi juga memastikan hukum melindungi dokumen kepemilikan rumah dari awal pembelian hingga Anda akhirnya menerima kembali sertifikat asli.***