Masyarakat sering mencari contoh surat permohonan fotocopy sertifikat ke bank, terutama ketika sertifikat rumah mereka sedang dijaminkan untuk kredit seperti KPR.
Pada praktiknya, bank memang menyimpan sertifikat asli selama masa kredit berjalan. Namun, nasabah tetap bisa meminta salinannya melalui prosedur yang sudah ditentukan.
Sebagaimana diketahui, Saat seseorang mengambil pinjaman dengan jaminan properti, bank memegang sertifikat asli sebagai bagian dari pengikatan hak tanggungan. Mekanisme ini menjaga posisi bank dan memastikan proses pinjaman berlangsung aman.
Setelah kredit cair, sertifikat asli langsung masuk dalam penyimpanan khusus. Bank mengamankan dokumen tersebut sampai seluruh kewajiban kredit dilunasi.
Namun, meski sertifikat asli tidak bisa dibawa pulang, bank biasanya tetap menyediakan fotokopi atau salinan dokumen untuk kebutuhan tertentu.
Permintaan ini umum terjadi, terutama ketika nasabah membutuhkan data tambahan untuk arsip pribadi, pengecekan dokumen, atau rencana take over ke bank lain. Karena itu, permohonan fotokopi sertifikat menjadi solusi yang aman dan legal bagi nasabah.
Kapan Fotokopi Sertifikat Diperlukan?
Salinan sertifikat sering dibutuhkan untuk berbagai keperluan penting. Biasanya nasabah memakainya untuk arsip pribadi, pengecekan data pertanahan, atau verifikasi legalitas rumah.
Selain itu, fotokopi sertifikat juga berguna ketika Anda merencanakan take over KPR atau menyelesaikan administrasi tertentu. Dengan salinan tersebut, Anda bisa melihat detail properti tanpa mengambil dokumen asli. Akhirnya, cara ini menjaga keamanan sertifikat agar tetap tersimpan rapi di bank.
Cara Mengajukan Permohonan Fotokopi Sertifikat di Bank
Prosedur permohonan salinan sertifikat sebenarnya cukup mudah. Namun, setiap langkah tetap perlu Anda ikuti agar permintaan tidak ditolak. Berikut alur yang umum berlaku di berbagai bank menurut cimbniaga.co.id:
1. Menghubungi Cabang Bank Tempat Kredit Berjalan
Langkah pertama adalah menghubungi bank tempat Anda mengajukan kredit. Anda bisa datang langsung atau menghubungi customer service. Sampaikan bahwa Anda ingin meminta fotokopi sertifikat jaminan. Bank akan memberikan instruksi awal dan menjelaskan dokumen apa saja yang perlu Anda siapkan.
2. Membuat Permohonan Resmi
Setelah itu, Anda harus membuat surat permohonan resmi. Surat ini berisi identitas lengkap, nomor kredit, data properti, serta alasan permintaan fotokopi. Bank biasanya meminta surat agar permohonan memiliki dasar administratif yang jelas.
Selain surat, bank juga bisa meminta Anda mengisi formulir permintaan dokumen. Prosedurnya berbeda di setiap cabang, tetapi secara umum prosesnya hampir sama.
3. Menyiapkan Dokumen Pendukung
Bank akan memverifikasi identitas pemohon. Karena itu, Anda perlu membawa dokumen pendukung seperti fotokopi dan asli KTP, informasi nomor kredit, alamat lengkap properti, nomor sertifikat (jika tahu). Bank menggunakan data tersebut untuk memastikan bahwa Anda adalah pemegang jaminan yang sah.
4. Menunggu Proses Pembuatan Salinan
Setelah permohonan masuk, bank akan menyiapkan fotokopi sertifikat. Proses ini bisa cepat atau memerlukan waktu, tergantung antrean dan kebijakan internal bank. Karena sertifikat asli tersimpan dalam ruang arsip khusus, petugas perlu melakukan akses sesuai protokol.
Selama masa kredit berjalan, bank tidak mengizinkan pemilik membawa dokumen asli. Karena itu, salinan sertifikat menjadi opsi yang paling aman.
5. Mengambil Sertifikat Asli Setelah Kredit Lunas
Jika kredit sudah lunas, Anda bisa mengajukan pengambilan sertifikat asli. Bank akan memproses administrasi pelunasan hak tanggungan dan menyerahkan dokumen setelah seluruh prosedur selesai.
Pada tahap ini, Anda biasanya diminta membawa bukti pelunasan, KTP asli, dan dokumen perjanjian kredit. Bank kemudian menyerahkan sertifikat asli beserta dokumen lainnya dalam satu paket lengkap.
Contoh Surat Permohonan Fotocopy Sertifikat ke Bank
Berikut contoh surat lengkap berdasarkan struktur yang benar. Anda bisa menggunakannya di bank apa pun, termasuk BRI, BNI, BTN, dan Mandiri.
Jakarta, 1 Desember 2025
Perihal : Permohonan Fotokopi/Salinan Sertifikat Jaminan Kredit
Kepada Yth.
Pimpinan / Customer Service
Bank XYZ Cabang Yogyakarta
Di Tempat
Dengan hormat,
Saya yang bertanda tangan di bawah ini:
Nama : Agus Santoso
Nomor KTP : 3275 1234 5678 9123
Alamat : Jl. Merapi No. 45, Sleman, Yogyakarta
Nomor Telepon : 0812-3456-7890
Saya adalah debitur pada Bank XYZ dengan data kredit sebagai berikut:
Nomor Kredit / Rekening : 1234567890
Alamat Properti/Jaminan : Jl. Merapi No. 45, Sleman, Yogyakarta
Jenis Jaminan : Sertifikat Hak Milik (SHM) + Bangunan
Nomor Sertifikat : 12345/2020
Melalui surat ini, saya mengajukan permohonan agar Bank XYZ memberikan fotokopi atau salinan sertifikat jaminan atas properti tersebut. Salinan ini saya perlukan untuk keperluan arsip dan verifikasi data.
Sebagai dokumen pendukung, saya melampirkan fotokopi KTP.
Demikian permohonan ini saya sampaikan. Atas perhatian dan bantuan Bank XYZ, saya ucapkan terima kasih.
Hormat saya,
(tanda tangan)
Agus Santoso
Tips Agar Pengajuan Permohonan Fotocopy Sertifikat Cepat Diproses
Anda bisa mempercepat proses permohonan dengan beberapa langkah sederhana. Pertama, bawalah seluruh dokumen identitas agar verifikasi berjalan cepat. Lalu, pastikan nomor kredit sesuai data bank sehingga petugas tidak perlu mengecek ulang.
Selanjutnya, tulis alasan permintaan dengan jelas untuk memudahkan proses administrasi. Selain itu, gunakan surat resmi agar permohonan langsung masuk ke sistem. Terakhir, datanglah lebih pagi supaya Anda terhindar dari antrean panjang. Dengan mengikuti tips ini, permohonan Anda biasanya diproses lebih cepat.
Meminta fotokopi sertifikat jaminan sebenarnya mudah. Bank menyediakan salinan untuk nasabah selama seluruh prosedur dipenuhi. Karena itu, Anda dapat mengajukan permohonan secara resmi, menyiapkan identitas, dan menunggu proses pembuatan salinan. Langkah ini sangat membantu Anda yang membutuhkan data properti tanpa harus membuka dokumen asli.***